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关于加快全市以传统载体保存的公文、档案等信息资源数字化工作的意见
日期:2015-01-06 发布人:未知
(2007年12 月13日) 
 
        为进一步加快全市以传统载体保存的公文、档案等信息资源的数字化步伐,实现信息资源的开发和有效利用,促进信息交流和知识共享,促进档案事业可持续发展,为政务信息公开工作提供基础保障,根据《中华人民共和国政府信息公开条例》(国务院令第492号)、《中共中央办公厅 国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》(中办发〔2004〕34号)、《关于加强信息资源开发利用工作任务分工的意见》(国信办[2006]10号)和《国家档案局 中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》(档发〔2005〕1号)、《国家档案局关于加强企业档案信息化建设的意见》(档函〔2005〕81号)以及《大连市信息化办公室关于加强信息资源开发利用工作的实施意见》(大信化办[2006]3号),提出如下意见。 
        一、充分认识以传统载体保存的公文、档案等信息资源数字化工作的重要性和紧迫性 
        1. 进一步高度认识以传统载体保存的公文、档案等信息资源数字化在经济发展和社会进步中的重要作用。以传统载体保存的公文、档案是指以纸张、胶片、录音带和录像带等为保存载体的社会政治、经济、文化等各方面活动的真实记录,是国家信息资源的重要组成部分,在我市经济建设、社会发展、文化传承等方面发挥着不可替代的重要作用。面对国家信息化工作的战略转型,我市的公文、档案信息化工作必须适应新的形势需要,转变工作思路,创新工作机制,利用先进技术,大力加强以传统载体保存的公文、档案等信息资源的数字化工作,整合各类信息资源,实现共建共享,促进公文、档案工作服务方式的创新和服务手段的改进。这既是一项促进经济发展和社会进步的基础性工作,也是更快、更好地为全市各项工作提供优质、高效服务的着力点。各单位要高度认识这项工作的重要意义,坚定不移地把这项工作推向深入。 
        2. 进一步增强做好以传统载体保存的公文、档案等信息资源数字化工作的责任感和紧迫感。在我市信息化建设的发展过程中,各级档案部门做出了有益的尝试和积累,档案信息资源建设取得了一定成绩,对我市的经济和社会发展日益发挥重要作用。但是面对新形势发展和需要,档案信息资源建设工作仍存在一些薄弱环节,如信息资源开发不足,利用的手段和方法比较落后,信息采集重复、共享困难,安全保障体系还不够健全,特别是以传统载体保存的公文、档案等信息资源数字化工作相对滞后等等。因此,进一步加快以传统载体保存的公文、档案信息资源数字化工作,整合全市档案信息资源,为全市各项工作和社会公众提供及时有效的服务是当前各级档案部门一项十分重要而迫切的任务。各单位要进一步增强责任感和紧迫感,不断提高档案信息、政务信息资源建设和开发利用水平。 
        二、以传统载体保存的公文、档案等信息资源数字化工作的指导思想、基本原则、主要任务和工作目标 
        3. 以传统载体保存的公文、档案等信息资源数字化工作的指导思想。以档案信息、政务信息资源科学管理为基础,以信息资源高度共享为核心,以为老工业基地振兴、建设和谐大连、为党政机关、企事业单位和社会公众提供优质快捷的信息服务为目标,以“数字档案馆(室)”建设为重点,整合全市档案信息资源,逐步实现档案信息、政务信息资源数字化、管理标准化和服务网络化。 
        4. 以传统载体保存的公文、档案等信息资源数字化工作的基本原则。根据统筹协调、需求导向、分步实施、创新开放、确保安全的总体要求,正确处理加快发展与保障安全、公开信息与保守秘密、开发利用与规范管理、重点突破与全面推进的关系,因地制宜,分步推进,促进档案信息、政务信息资源建设工作协调发展。 
        5. 以传统载体保存的公文、档案等信息资源数字化工作的主要任务。建成并完善大连市“数字档案馆”,推进全市机关“数字档案室”建设,加快全市企业档案信息化建设的步伐。各级档案部门要统筹部署、分步实施,切实做好馆(室)藏公文、档案数字化工作。当前要集中力量,优先整理编目、数字化那些与广大人民群众最关心、最直接、最现实利益问题有关的各类民生档案。各级现行文件服务中心和政务信息公开场所利用信息化手段,为开放历史档案和政务信息公开提供便利条件。 
        6. 加强以传统载体保存的公文、档案等信息资源数字化工作的工作目标。逐步实现电子文件的规范化管理和在线接收,建立以大连市“数字档案馆”为中心的全市档案全文数据库,完善全文检索功能,分级在局域网、党政专网、互联网上提供利用。到2010年,全面实施档案移交双套制,各单位在向档案馆移交传统载体档案的同时,移交与其内容相一致的电子档案。以全市各级档案馆为依托,逐步在全市建立起区域性、分布式、多层次、规范化的各类档案数据库群,并通过各类信息网络平台实现档案信息资源共享,不断提高档案信息资源开发的层次和深度,从而最大限度、最大范围地发挥档案信息资源的作用。 
        三、加强以传统载体保存的公文、档案等信息资源数字化工作的基础建设 
        7. 建立健全政务信息公开制度。各级各类档案馆要真正建成党委和政府的政务信息公开利用场所,主动与同级政府机关联系,明确政府公开信息送交的范围、内容、时间、渠道、形式、格式和手续,确保政府公开信息全面、准确、及时送交档案馆。各部门要建立健全主动公开制度、依申请公开制度、政府信息协调发布机制、保密审查机制和监督保障机制,及时公开政府信息。 
        8. 加强电子文件归档和电子档案接收工作。各级档案部门要根据《电子文件归档管理规范》(GB/T 18894-2002)的要求,做好电子文件收集、归档和管理工作。已产生电子公文的各单位要尽快建立和完善电子公文归档制度,并按照《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局6号令)的要求逐步实现电子公文实时归档。 
        9. 推进多媒体数据库建设。各级档案部门要分步骤、分阶段地开展照片、录音、录像档案的数字化,逐步完成照片、录音、录像档案数据库的建设。各级各类档案馆要建设好数字化综合应用平台。 
        10. 应用统一的、符合规范要求的档案数字化管理软件。市信息产业局、市档案局为市直机关和部分事业单位统一安装符合规范要求的、能够兼容和安全转换以前档案管理软件上运行数据的档案数字化管理软件,对以传统载体保存的公文、档案等信息资源进行数字化,规范管理电子文件,为实现全市档案信息交换的统一、规范和档案信息资源的共建、共享奠定基础。 
各企业要重视档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等)相衔接,确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递,构建企业“数字档案信息资源中心管理系统”。 
        11. 推进档案信息化建设与信息化建设同步发展。各机关、事业单位建设的办公自动化系统,要符合电子政务建设和新时期档案管理的要求,并依靠全市政务数据共享交换平台,做到在政务内网上的信息资源整合,不断提高各单位内部办公自动化水平、工作效率和相互之间的沟通能力,确保电子文件完整、真实、有效的归档。 
        企业档案部门应与信息管理部门共同对企业信息化建设中各类业务信息系统(企业资源计划、客户关系管理、计算机辅助设计/工艺/制造、产品数据管理、计算机集成制造系统、办公自动化系统及电子邮件系统等)所形成的文档及数据库信息提出归档管理方案。
        12. 充分利用和发挥网站的作用,使网站成为宣传档案工作、开展档案信息、政务信息服务的窗口。全市各级各类档案馆要充分利用现有档案网站,强化服务功能,逐渐扩大政务信息公开范围、拓展网上服务内容、加强网上与公众的交流互动,有计划地上载开放档案、现行文件和政务信息的目录及全文。有条件的机关、企事业单位档案部门可以利用本单位网站,建立档案网页,整合各类信息,为有关方面提供有效、及时的信息服务。 
        四、加强以传统载体保存的公文、档案等信息资源的开发利用 
        13. 不断充实、更新档案信息、政务信息服务的内容。各级各类档案馆要加大依法开放档案力度,完善开放制度,定期公布档案;积极开展以已公开现行文件为核心的政府公开信息利用工作。丰富利用方式,简化利用手续,扩展服务范围,改善服务条件,提高服务水平,最大限度地为公众获取政府公开信息提供便利条件。 
        14. 构建政府内部档案信息、政务信息共享平台。各级档案馆要充分利用党政内网,构建为各级党政机关和社会有关部门提供档案信息、政务信息的平台;促进依法暂不开放的档案信息资源在政府内部的共享使用。以行政职能为依据,以应用需求为导向,建立党政机关非公开档案信息交换共享机制和平台。 
        15. 加强利用场所和设施建设。进一步加强各级各类档案馆利用场所基础设施建设,根据需要,设立公共查阅室、资料索取点、信息公告栏、电子触摸屏等场所、设施,配备检索查询工具,确保服务功能的充分发挥。开设展览厅(室),举办档案陈列展览,对公众进行教育。档案馆的开放档案阅览、陈列展览和政府公开信息利用场所,要设在交通便利、面向公众的区域,为公众查阅档案和获取政府公开信息提供充分便利。 
        16. 开展企业档案信息资源开发利用。在强调社会效益与经济效益统一的前提下,紧紧抓住企业这个服务主体,深入调查信息需要,对档案信息进行多层次多角度地开发利用,使档案信息产品和信息服务真正有实用价值,以适应不同知识结构及社会实践活动的利用者的需要,也为企业信息资源的商品化做好准备。 
        17. 正确处理以传统载体保存的公文、档案等信息资源的开发利用与保密之间的关系。各级档案部门要提高信息安全意识,加强安全保密教育,科学划定档案信息资源的保密范围和开发利用范围,防止失密、泄密。加强以传统载体保存的公文、档案等信息公开前的鉴定工作,非公开的信息一律不得通过外网公布。开发利用过程中,要注意保护国家利益,保护个人隐私;保护档案信息、政务信息及信息产品的知识产权,保护企业商业秘密。
        五、优化以传统载体保存的公文、档案等信息资源数字化工作的保障环境 
        18. 加强组织协调和统筹规划。各单位要加强领导,将以传统载体保存的公文、档案等信息资源数字化工作列入工作日程,强化组织协调、统筹规划和监督管理。根据现实需要,立足当前、着眼长远,制定数字化的先后次序、确定轻重缓急的工作方案,确保以传统载体保存的公文、档案等信息资源的完整、安全和有效开发利用,全面推动档案管理现代化。 
        19. 促进档案信息服务业的形成。对于已公开而又存在广泛社会需求的档案信息资源,要充分借助社会力量和运用市场手段,依靠中介公司的技术优势、人才优势和设备优势,对档案信息内容进行批量加工和开发,推动档案信息加工产业市场的形成和不断壮大,增加就业岗位,逐步实现档案信息服务社会化,以此建立档案信息资源开发利用工作的长效发展机制。 
        20. 加强科学化、规范化管理。各级档案部门要进一步加强科学研究,严格执行相关业务规章和技术规范,按照国家档案局制定发布的各项技术标准开展以传统载体保存的公文、档案等信息资源数字化工作,确保数字档案资源的格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。 
        21. 加强档案信息安全保障工作。各单位要组织建立档案信息安全保障体系,逐步完善档案安全管理体制。加强对计算机档案管理系统的管理和对电子文件归档工作的安全监督和指导,有效防范各种计算机病毒和人为的误操作,确保归档电子文件的真实、完整、有效和档案数据库安全。建立数字公文、档案的数据备份和灾难恢复机制。由市信息产业局牵头,联合相关部门,加强对数字化加工服务企业的规范和管理,实行以资质认证为基础的服务准入制度。 
        22. 加强档案人员信息化专业知识的培训工作。各单位要将与档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识等内容列入档案人员的业务培训内容,同时加大专门人才培养力度,全面提高档案人员掌握和运用现代化技术的技能,为进一步提高全市档案信息化建设水平做好人才储备。